Logo_20Excel

Stand: 22 Februar, 2017

Tabs

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

Z

Ausdruck optimieren: Der Ausdruck einer Tabelle, die nicht das komplette A4-Blatt ausfüllt, beginnt  in der linken oberen Ecke und zeigt sich damit als nicht allzu vorteilhaft. Mit wenigen Mausklicks kann man den Ausdruck vertikal und/oder horizontal anschaulicher gestalten.

  • In Excel 2003, 2002/XP und 2000 das Menü <Datei> und <Seite einrichten> wählen und
  • auf das Register <Seitenränder> verzweigen.
  • Unter <Auf der Seite zentrieren> kann nun über die Kontrollkästchen <Horizontal> und <Vertikal> bestimmt werden, wo  eine Zentrierung vorgenommen werden soll

Ausdruck von Teilen einer Tabelle: Bei Aufruf des Druckbefehls wird immer der Ausdruck des kompletten Tabellenblatts gestartet. Das kann zur Folge haben, dass nicht benötigte Seiten Papier produziert werden, weil nur ein ganz bestimmter Teil der Tabelle von Interesse ist. In diesen Fällen kann man die Möglichkeit benutzen, einen so genannten "Druckbereich" für eine Tabelle festzulegen.

  • Den Tabellenbereich markieren, der ausgedruckt werden soll
  • In der Symbolleiste das Register <Datei> ansteuern
  • in dem dann angezeigten Menü die Funktion <Druckbereich> und darunter <Druckbereich festlegen> auswählen
  • Excel speichert diese Auswahl und druckt in Zukunft nur diesen festgelegten Ausschnitt. Soll wieder die gesamte    Tabelle ausgedruckt werden, dann ist der Druckbereich über den gleichen Ablauf wieder mit der Funktion <Druckbereich aufheben > rückgängig zu machen
pfeil18

Bruchzahlen verwenden: Im Normfall wird ein Bruch in einer Zelle in ein Datum umgewandelt - Beispiel: Eingabe 3/4 = 3. April des aktuellen Jahres. Um einen Bruch in eine Zelle eingeben und weiterberechnen zu können, einfach vor den Bruch die Zahl 0 und anschliessend ein Leerzeichen eingeben, und zwar wie folgt: 0 3/4
Daraus macht MS Excel™ sofort den korrekten, gewünschten Bruch, mit dem  auch weitergerechnet werden kann. Der hier als  Beispiel verwendete Bruch entspricht dann dem dezimalen Wert 0,75.

pfeil18

CSV-Format einer Tabelle  öffnen: Wenn eine Tabelle im CSV-Format geöffnet wird, so wird nur eine einzige Spalte mit allen Werten dargestellt. Um zu einer spaltengerechten Excel-Tabelle zu gelangen, muss folgendes getan werden:

  • Die gesamte Spalte durch einen Klick auf den Spaltenkopf markieren 
  • In der Symbolleiste <Daten> ansteuern und weiter mit der Auswahl <Text in Spalten> die Konvertierung starten 
  • Es wird das Fenster des Konvertierungs-Assistenten geöffnet - darin den <Dateityp> <Getrennt> aktivieren
  • Button <Weiter> anklicken und im nächsten Fenster das Trennzeichen bestimmen 
  • Button <Weiter> anklicken und das Ergebnis wird als Vorschau angezeigt 
  • Button <Fertigstellen> erzeugt die Tabelle mit der gewünschten Spaltentrennung zur entsprechenden Bearbeitung
pfeil18

Diagramm mit unterschiedlichen Diagrammtypen: Fallweise kann es sinnvoller sein, ein Diagramm mit meSNAG-0331-ahreren Datenreihen nicht nur einer Type - z.B. Säulen -, sonder mit verschiedenen Typen zu versehen. Beispielsweise eine Reihe als Säule und die andere als Linie. Die Vorgehensweise ist wie folgt:

  • Zunächst das Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen
  • Die Datenreihe, die anders gestaltet werden soll, mit der rechten Maustaste anklicken
  • im Kontextmenü die Funktion <Diagrammtyp> aufrufen
  • aus dem nächsten Fenster die gewünschte Type auswählen und mit <OK> bestätigen

Diagrammboden farblich anpassen: Bei dreidimensionalen Diagrammen wie SSNAG-0340äulendiagramSNAG-0333-cme kann der sogenannte Diagrammboden nach Wunsch farblich geändert werden. Die Vorgehensweise ist wie folgt:

  • Cursor auf den Diagrammboden setzen und mit der rechten Maustaste anklicken
  • es wird ein Menü geöffnet, in dem die Funktion <Boden formatieren> ausgewählt wird
  • es wird ein Dialogfenster mit der Auswahl <Muster> angezeigt
  • die gewünsche Farbe aus der Tabelle unter “Fläche” auswählen und mit <OK> bestätigen
pfeil18

Fenster einfrieren: Dieser Begriff löst in MS Excel 2010™ den früheren Befehl “Fenster fixieren” ab. Die Funktion bewirkt, dass beim Scrollen der Excel-Tabelle die Überschrift immer in der Anzeige fixiert wird. Die Funktion wird folgendermaßen durchgeführt:
Die Tabellenzeile unterhalb der Überschriftenzeile anklicken, dann in der oberen Symbolleiste das Menü <Ansicht> auswählen und dort die <Fenster einfrieren> aufrufen. Wenn jetzt eine lange Tabelle gescrollt wird, bleibt die Überschrift stehen.

Formel mit Kommentar ergänzen: Um später Sinn und Zweck sowie Aufbau einer Formel erklären zu können, ist es möglich, der Formel ergänzende Hinweise über die Funktion "N" beizufügen. Beispiel: =Summe(A1:A20)*5+N(Kommentar zur Formel) - Arbeitsschritte: 1. Formel (hier z.B. Summenbildung) eingeben 2. Pluszeichen eingeben 3. aus der Symbolleiste das Icon “Funktions-Assistent” anklicken 4. aus dem Funktionsmenü die Funktionskategorie “Information” und Name der Funktion “N” auswählen. Durch anklicken des Symbols lupe13werden diese Funktionen bildlich dargestellt.

pfeil18

Hyperlinks als normalen Text darstellen: Bei der Eingabe von URL oder einer Mailadresse in eine Zelle wird diese automatisch in einen Hyperlink umgewandelt. Um dies zu vermeiden, ist wie folgt vorzugehen:  

  • In der Symbolleiste <Extras> ansteuern, weiter mit Auswahl <AutoKorrektur>.
  • In der Auswahl  <Optionen> die Registerkarte <Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks> deaktivieren

Um einzelne Hyperlinks zu einem späteren Zeitpunkt wieder in normalen Text umzuwandeln, ist folgender Weg einzuschlagen:

  • Die betreffende Zelle mit der rechten Maustaste anklicken und ein Kontextmenü wird geöffnet. 
  • Die Funktion <Hyperlink entfernen> auswählen - die Darstellung des Zellen-Inhalts   wird geändert

Hintergrund mit Streifen für bessere Übersicht: Um einer umfangreichen Tabelle eine bessere Übersicht zu verleihen, empfiehlt es sich, den Zeilen einen wechselnden Hintergrund zu geben, so dass ein sogenannter Zebrastreifen-Effekt entsteht. Die Lösung ist über die Funktion der bedingten Formatierung zu erzielen:

  • Den Bereich komplett markieren
  • In der oberSNAG-0402en Symbolleiste die Registerkarte <Format> und die Funktion <Bedingte Formatierung> auswählen 
  • Im Dialogfenster die angezeigte Option <Zellwert ist> ändern auf <Formel ist
  • Hinter dieser neuen Option für alle Zeilen mit gerader Nummer diese Formel eintippen: =rest(zeile();2)=0 
  • In demselben Fenster auf <Format> klicken und über die Option <Muster> die gewünschte Hintergrundfarbe festlegen
  • Sollen auch die Zeilen mit ungerader eine andere Hintergrundfarbe erhalten (normal wäre weiss gemäss der Formel), dann auf die Option <Hinzufügen> klicken
  • Als zweite Bedingung folgende Formel eintragen: =rest(zeile();2)=1 Vorgang mit <OK> bestätigen und beenden
pfeil18

Runden auf einen bestimmten Wert: Rechenergebnisse können auf eine bestimmte Anzahl von Nachkommastellen gerundet werden. Dabei ist es auch möglich, einen Wert auf einen bestimmten Betrag wie beispielsweise auf die nächsten 50 Cent zu runden. Fär diesen Zweck ist folgende Formel in dem entsprechenden Feld (hier z.B. A1) anzuwenden: =RUNDEN(A1/0,5;0)*0,5

pfeil18

Screenshot-Tool: Ab der aktuellen Version MS Excel 2010™ wurde in das Menü “Einfügen” der Zusatz Excel-Einfügemenü<Screenshot-Tool> eingebaut. Wenn man darauf klickt, zeigt MS Excel 2010™ die verfügbaren Screenshots (Bildschirmkopie) an, aus denen man den gewünschten per Mausklick auswählen kann. Beispielsweise kann mit dieser Funktion ein Bildschirm oder ein Ausschnitt dessen aus einer parallel geöffneten Anwendung erfasst werden

Sicherungskopien erstellen: Excel erstellt von sich aus keine Sicherungskopien von Arbeitsmappen. Wenn ein fehlerhafter Zustand einmal gespeichert wurde, muss man manuell korrigieren.
Beim ersten Speichern einer Arbeitsmappe kann man festlegen, ob diese neue Datei eine Sicherungskopie bekommen soll. Im „Speichern unter“-Dialog ist der Button „Extras“ zu finden und dort der Eintrag „Allgemeine Optionen“. Wenn man im Folgedialog unter den Speicheroptionen das Kästchen „Sicherungskopie erstellen“ aktiviert, entsteht bei jedem Speichern eine Kopie mit der Endung XLK, die den Zustand des vorletzten Speicherns repräsentiert. Diese Datei befindet sich im gleichen Pfad wie das Original.

Sortierung von Spalten: Man kann auch Spalten sortieren, wenn es auch keine Schaltfläche in der Symbolleiste dafür gibt. Folgender Weg ist einzuschlagen:

  • Den zu sortierenden Bereich markieren - jedoch ohne die Zeilenüberschriften am linken Rand
  • Menübefehl <Daten-Sortieren> auswählen
  • Schaltfläche <Optionen> anklicken
  • Option <Spalten sortieren> aktivieren und mit <OK> bestätigen
  • In den Dropdown-Feldern die Zeile(n) auswählen, nach denen sortiert werden soll und die gewünschte Reihenfolge Aufsteigend oder Absteigend einstellen
  • Auf <OK> klicken, um die Spalten zu sortieren

Sortierung einer Tabelle
Zunächst die ganze Zahlentabelle inklusive der Zeile mit den Überschriften markieren oder zumindest den Bereich, der neu sortiert werden soll.

  • Anschliessend in der Symbolleiste den Menübefehl <Daten> und  <Sortieren> aufrufen.
  • Im Fenster <Sortieren> das Auswahlmenü <Sortieren nach> öffnen und hier die Spalte auswählen, nach deren Inhalt die Tabelle neu sortieren werden soll.
  • Gleichzeitig mit angeben, ob die Tabelle in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren ist.
  • Unter <Anschliessend nach> kann auch noch ein zweites Sortierkriterium erfasst werden.
  • Und unter <Zuletzt nach> auch noch ein drittes.
  • Enthält die markierte Tabelle keine erste Zeile mit den Spaltenüberschriften, muss die Option <Keine Überschrift> ausgewählt werden 
  • Mit <OK> wird die neue Sortierung umgesetzt.

Sonderzeichen einfügen: Um ein Sonderzeichen in eine Zelle einzufügen, ist wie folgt vorzugehen:Excel-FunktionsleisteSymbol

  • Die Zelle markieren, in die das oder die Sonderzeichen eingefügt werden sollen
  • im Menüband das Register <Einfügen> wählen und aus der Gruppe <Symbole>den Befehl <Symbol> aufrufen
  • Das 8Auswahlmenü der verfügbaren Sonderzeichen wird angezeigt
  • In der Auswahlliste <Schriftart> den Zeichensatz wählen, aus dem ein Sonderzeichen eingefügt werden soll, oder die Voreinstellung verwenden. Es gibt z. B. Zeichensätze wie Symbol, die ausschließlich aus Sonderzeichen bestehen
  • Das in Frage kommende Sonderzeichen wählen und auf <Einfügen> klicken
     
pfeil18

Tastenkombinationen

Tasten

Funktion

strg + pos1

Innerhalb einer Tabelle direkt zur linken oberen Zelle springen

strg + ende

Innerhalb einer Tabelle direkt zur rechten unteren Zelle springen

strg + pfeil-links

Zur ersten Zelle einer Zeile mit einem Wert springen

strg + pfeil-rechts

Zur letzten Zelle einer Zeile mit einem Wert springen

strg + pfeil-oben

Innerhalb einer Spalte zur obersten Zelle springen - Listenanfang

strg + pfeil-unten

Innerhalb einer Spalte zur untersten Zelle springen - Listenende

strg + umschalt + pfeil-unten

Die Kombination markiert die Spalte und springt gleichzeitig zur untersten Zelle

strg + bild-nach-oben oder bild-nach-unten

Zwischen zwei Arbeitsblättern wechseln

strg + C_gr

Kopieren einer ausgewählten Zelle oder Zellengruppe, die umgehend von einem gestrichelten und sich bewegenden Rahmen markiert wird..

strg + V_gr

Einfügen der kopierten Zelle oder Gruppe in die gewählte Stelle

umschalt + leer

Auswahl der aktuellen Zeile

strg + leer

Auswahl der aktuellen Spalte

strg + plus

Fügt vor die zuvor ausgewählte aktuelle Zeile eine Leerzeile oder neben der ausgewählten Spalte eine Leerspalte ein

alt + tabulator

Zwischen zwei Dokumenten wechseln

strg + 3

Zelle schnell formatieren, z.B. auf Zahlenformat “Datum” stellen

f4

letzte durchgeführte Aktion einer Zelle (z.B. formatiert) in weiterer Zelle wiederholen

Tastensymbole - Quelle: Techsmith Snagit-Stamps

pfeil18

Überschriften platzsparend ausrichten : Wenn die Spaltenüberschriften breiter sind als die in der Spalte enthaltenen Werte kann man mit der Ausrichtungsformatierung die Tabelle schmaler gestalten. Die Zelle/n mit der oder den Überschriften markieren und in der oberen Symbolleiste <Format> - <Zellen> und <Ausrichtung> ansteuern. Dort ist unter <Orientierung> den Text auf 45 oder 60 Grad zu setzen. Nach diesem Eingriff brauchen die Spalten um ca. die Hälfte weniger Platz.

Überblick für große Tabellen schaffen: Tabellen, die über den möglichen Bildschirmbereich hinausgehen, führen zu einem ständigen Hin-und-Her-Navigieren und damit zu einem Verlust der Übersichtlichkeit. Eine Lösung bietet die Funktion, ein Tabellenblatt in mehreren Fenstern anzeigen zu lassen.

  • In der Symbolleiste das Register <Fenster> ansteuern
  • In dem dann angezeigten Menü die Funktion <Neues Fenster> auswählen
  • MS Excel öffnet ein weiteres mit der aktuellen Tabelle gefülltes Fenster, welches jedoch das erste Fenster überlagert
  • Nochmals in das Register <Fenster> verzweigen und die Funktion <Anordnen> aufrufen
  • In dem daraufhin eingeblendeten Menü die gewünschte Anordnung auswählen 
  • In jedem Fenster kann nun ein unterschiedlicher Bereich bearbeitet werden

Überschriftszeile immer sichtbar: Damit in der Bildschirmanzeige für die nachfolgende Dateneingabe immer am oberen Bildrand sichtbar bleibt, ist wie folgt vorzugehen:

  • Die Zeile unter den Überschriften markieren - z.B. Überschrift in Zeile 2, dann auf Zeile 3 am linken Bildrand klicken
  • In der oberen Symbolleiste Register <Fenster> ansteuern
  • In dem dann geöffneten Kontextmenü die Funktion <Fenster fixieren> auswählen
  • Die Überschriften bleiben von nun an  für diese Arbeitsmappe immer sichtbar
  • Mit <Fenster> <Fixierung aufheben> kann der Vorgang rückgängig gemacht werden
pfeil18

Währungsformat schnell zuweisen: Wenn in einem Zellbereich schnell das gängige Währungsformat mit 2 (zwei) Dezimalstellen und Euro-Symbol zugewiesen werden soll, kann eine Tastenkombination verwendet werden. Mit der Kombination <Strg> <Shift> <4> wird der Inhalt in das gewünschte Format gestellt.

Währungseingaben: Wenn man vor oder hinter einer Zahl das €-Zeichen setzt, formiert MS Excel™ das als Währungseingabe einschließlich des Punktes als Währungstrennzeichen (Beispiel: Eingabe € 1000 = € 1.000).
Stellt man dem Wert ein Minuszeichen voran, färbt MS Excel™ den Wert automatisch rot (Beispiel: Eingabe -€ 1000 = -€ 1.000).
Wenn man eine Bruchzahl eingeben will, dann ist zunächst eine 0 und eine Leerstelle einzugeben und anschließend die Bruchzahl (Beispiel: Eingabe 0 2/3 = 2/3), ohne diese Voreinstellung wandelt MS Excel™ diese Eingabe in ein Datum um (Beispiel: Eingabe 2/3 = 02. Mrz).

pfeil18

Zahlenwerte als römische Zahlen: Es soll den Wunsch geben, Zahlenwerte als römische Zahlen darzustellen, z.B. 2006 = MMVI. Das geht sehr einfach mit der Tabellenfunktion <RÖMISCH>. Wenn z.B. der Wert aus Zelle A1 ins römische Format umgewandelt werden soll, dann muß in eine benachbarte Zelle folgende Formel eingegeben werden: =RÖMISCH(A1). Es können auch noch Parameter für die Darstellung der römischen Zahlen eingegeben werden.

Zahlenformatierung auf Tastendruck: Wenn immer wieder in den Zellen bestimmte Zahlenformate zugewiesen werden müssen, dann können einige wichtige Formate über Tastenkombinationen schnell aufgerufen werden.

  • Strg+Umschalt+1: Tausendertrennzeichen und 2 Dezimalstellen
  • Strg+Umschalt+2: Exponentialformat mit 2 Dezimalstellen
  • Strg+Umschalt+3: Datumsformat mit Tag, Monat und Jahr
  • Strg+Umschalt+4: Währungsformat mit 2 Dezimalstellen
  • Strg+Umschalt+5: Prozentformat
  • Strg+Umschalt+6: Standard-Zahlenformat

Zeilenumbruch automatischSNAG-0393
Im Gegensatz zu dem festen manuellen Zeilenumbruch kann Excel bei der Automatik den Zeilenumbruch voll automatisch auf Basis der Länge des Zellinhalts und der entsprechenden Spaltenbreite bestimmen:

  • Die Zellen markieren, für die der automatische Zeilenumbruch aktiviert werden soll
  • Tasten <Strg> und <1> drücken und in dem sich öffnenden  Fenster das Register <Ausrichtung> anklicken
  • In der Textsteurung das Kontrollkästchen <Zeilenumbruch> mit einem Häkchen aktivieren
  • In der Textausrichtung in dem Kontrollkästchen <vertikal> den Eintrag <oben> markieren
  • Diese Einstellungen mit <OK> bestätigen
  • In allen so gekennzeichneten Zellen wird nun der Text immer - lupe14also auch bei nachträglichen Änderunge -  in entsprechender Weise dargestellt 

Zur letzten Zelle springen: Ein häufiger Arbeitsschritt ist, den Cursor an das Ende einer Tabelle zu setzen. Hierzu ist wie folgt vorzugehen:

  • Die aktuell bearbeitete Zelle anklicken – die Zelle erhält einen Markierungsrahmen
  • Auf den  Markierungsrahmen einen Maus-Doppelklick setzen – die Richtung der anzusteuernden Zelle wird durch die jeweils angeklickte Linie bestimmt
  • Untere Linie angeklickt = es wird die letzte Zelle nach unten geöffnet – obere Linie angeklickt = es wird die erste Zelle nach oben geöffnet – rechte Linie angeklickt = letzte Zelle horizontal auf der rechten Tabellenseite  - linke Linie angeklickt = erste Zelle horizontal auf der linken Tabellenseite
  • Wenn jedoch die rechte untere Ecke des Rahmens angeklickt wird, erfolgt eine Markierung der Spalte abwärts
pfeil18
Schild weiter